Для того чтобы оформление наследства произошло должным образом, необходимо ведение наследственного дела. При ведении наследственного дела происходит распределение обязанностей между нотариусом и работниками нотариальной конторы. Данное распределение обязанностей происходит не в произвольном, а в четко установленном порядке, порядок устанавливается территориальным органом Федеральной регистрационной службы.
Если же обязанности распределяются между частными нотариусами, то данное распределение обязанностей устанавливается решением территориального органа Федеральной регистрационной службы и решением нотариальной палаты соответствующего субъекта РФ.
В ведении наследственного дела можно выделить несколько действий нотариуса, которые объединяются оформлением наследственных прав на наследство. Действия при ведении наследственного дела может осуществлять только тот нотариус, который уполномочен вести конкретное наследственное дело, если иное правило не предусмотрено действующим законодательством.
В производстве наследственного дела принято выделять несколько отдельных действий: принятие наследства или отказ от его принятия; составление свидетельства о наличие права на принятие наследства; выдача свидетельства о праве собственности на долю наследства, находящуюся в составе общего наследства; выдача свидетельства о принятии мер к охране наследуемого имущества, а также иные действия.
В том случае, когда происходит открытие наследства, то об этом оповещаются все наследники, а также иные лица, заинтересованные в исходе дела о наследовании. Для того чтобы документально подтвердить наличие прав на получение наследства, необходимо предоставить: свидетельство о смерти; данные о времени и месте открытия наследства; наличие оснований наследства; документы, подтверждающие принадлежность наследодателю наследственного имущества, данные о составе и стоимости наследственного имущества, о его месте нахождения; а также другие документы, которые будут необходимы в ходе ведения наследственного дела.

Моментом начала наследственного дела может стать момент получения нотариусом самого первого документа, который свидетельствует о фактическом открытии наследства. Таким документом может быть заявление о принятии наследства, составленное наследником, которое подается в период, установленный законодательством.